Datenschutzerklärung.

1. Wer für deine Daten verantwortlich ist

E-Mail: kontakt@handbot.de. Diese Erklärung beschreibt die Verarbeitung personenbezogener Daten bei der Nutzung von Handbot Studio.

2. Aufruf der Website und Hosting

Beim Aufruf der Website wird deine IP-Adresse technisch benötigt, um die Verbindung herzustellen und Inhalte an deinen Browser zu übertragen. Dabei werden auch die angeforderte Ressource und die für die Verbindung erforderlichen technischen Angaben verarbeitet. Zweck ist die Bereitstellung der Website und ihrer Funktionen.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt darin, die Website bereitzustellen und einen sicheren Betrieb zu ermöglichen. Soweit du eine konkrete Funktion des Studios anforderst, erfolgt die dafür erforderliche Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO.

Website, Datenbank und Dateispeicher betreiben wir selbst auf virtuellen Servern von IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland. Die genutzten Serverstandorte liegen in Deutschland und Spanien.

Zur Sicherstellung des Betriebs, zur Fehleranalyse und zur Abwehr von Angriffen ist eine Speicherung technischer Zugriffsprotokolle für höchstens sieben Tage vorgesehen. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Die Protokolle dürfen nicht für Analytics verwendet werden. Die automatische Löschung wird mit der Umstellung der Protokollierung eingeführt. Davon zu unterscheiden sind die derzeit gespeicherten Anmeldesitzungen und Verwaltungsprotokolle, die in den folgenden Abschnitten beschrieben werden.

3. Konto und Anmeldung

Bei einer Registrierung verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse und dein Passwort in gehashter Form. Hinzu kommen eine interne Nutzerkennung, der Bestätigungsstatus deiner E-Mail-Adresse, deine Berechtigungen sowie Erstellungs- und Änderungszeitpunkte. Für die Anmeldung werden Sitzungskennungen, Ablaufzeiten und technisch erforderliche Cookies verarbeitet.

Diese Daten dienen der Bereitstellung deines Kontos und dem Schutz deiner gespeicherten Dokumente und Schriften. Die erforderlichen Kontodaten verarbeiten wir auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Ohne die Pflichtangaben können wir kein Konto bereitstellen; den Editor kannst du auch als Gast nutzen.

Wir versenden E-Mails zur Bestätigung deiner Adresse, soweit eine Bestätigung angefordert wird, und zum Zurücksetzen deines Passworts über mailbox.org. Dabei werden deine E-Mail-Adresse und der Inhalt der jeweiligen Nachricht verarbeitet. Die Kontodaten bleiben für die Dauer deines Kontos gespeichert. Für die Kontolöschung kannst du dich an kontakt@handbot.de wenden.

Die Anmeldekomponente speichert derzeit auch IP-Adresse und Browserkennung in der Sitzungsdatenbank. Eine Sitzung ist regulär sieben Tage gültig und kann bei weiterer Nutzung verlängert werden. Der Ablauf einer Sitzung ist nicht mit einer garantierten Löschung aller zugehörigen Datenbankeinträge gleichzusetzen. Diese technischen Sitzungsdaten dienen der Anmeldung und Absicherung des Zugangs; Rechtsgrundlage für die Absicherung ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Optionale Anmeldung mit Google

Alternativ zu E-Mail und Passwort kannst du dich mit Google anmelden. Anbieter für Nutzer im Europäischen Wirtschaftsraum ist Google Ireland Limited, Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Irland. Erst wenn du diese Anmeldung auswählst, wirst du zu Google weitergeleitet. Google erhält dabei unter anderem technische Verbindungsdaten und die Information, dass du dich bei Handbot Studio anmelden möchtest.

Wir erhalten die für die Anmeldung freigegebenen Angaben, insbesondere eine Google-Kontokennung, deine E-Mail-Adresse und deren Bestätigungsstatus sowie, soweit bereitgestellt, Namen und Profilbild. Für die Verknüpfung und Anmeldung werden außerdem die erforderlichen Authentifizierungsdaten und Token gespeichert. Wir verwenden diese Daten zur Bereitstellung deines Kontos auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Die E-Mail-Registrierung steht dir als Alternative zur Verfügung.

Google verarbeitet Daten auch auf Servern außerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums, insbesondere in den USA. Google erläutert die dafür verwendeten Übermittlungsmechanismen, darunter Angemessenheitsbeschlüsse und Standardvertragsklauseln, in seinen Informationen zu internationalen Datenübermittlungen. Einzelheiten zur Verarbeitung durch Google findest du in der Google-Datenschutzerklärung.

4. Texte, Dokumente und eigene Handschriften

Für die Umwandlung und Vorschau werden deine eingegebenen Texte, Papiereinstellungen, gewählten Schriften und Bearbeitungen auf dem Server verarbeitet. Importierst du eine Goodnotes-Datei oder ein unterstütztes ZIP-Archiv, wird die Originaldatei für Import, Bearbeitung und Export auf dem Server gespeichert.

Wenn du Dokumente in der Cloud speicherst, werden Dokumenttitel, Inhalt, Einstellungen, Bearbeitungen und gespeicherte Versionen deinem Konto zugeordnet. Hintergrundaufträge verarbeiten und speichern die für Import und Export benötigten Inhalte, Ergebnisse und den Bearbeitungsstatus.

Für eigene Schriften werden hochgeladene oder im Browser gezeichnete Schriftproben, Zeichenkurven, zugehörige Metadaten und daraus erzeugte Schriftversionen verarbeitet. Reichst du eine Schrift zur Bearbeitung oder Freigabe ein, können dazu berechtigte Personen die notwendigen Proben und Aufträge einsehen. Bei einer ausdrücklich freigegebenen öffentlichen Schrift werden die freigegebenen Schriftformen anderen Nutzern zugänglich.

Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO: Die Verarbeitung ist erforderlich, um die von dir angeforderten Funktionen bereitzustellen. Bitte verarbeite Daten anderer Personen nur, wenn du dazu berechtigt bist.

Cloud-Dokumente kannst du in der Dokumentverwaltung löschen. Die zugehörigen gespeicherten Dokumentversionen werden dabei ebenfalls aus der Dokumentdatenbank entfernt.

Konten, Cloud-Dokumente, hochgeladene Dateien und Schriftproben werden grundsätzlich für die Dauer deiner Nutzung gespeichert, bis du dein Konto oder die betreffenden Inhalte löschen lässt beziehungsweise deine Dokumente in der Dokumentübersicht löschst. Sicherungskopien werden 30 Tage aufbewahrt. Bereits gelöschte Daten können bis zum Ablauf dieses Zeitraums noch in Sicherungskopien enthalten sein.

Umfang der Dokumentlöschung: Die Löschung in der Dokumentübersicht entfernt derzeit das Cloud-Dokument und seine Dokumentversionen aus der Datenbank. Separat gespeicherte Originaldateien, Schriftdateien sowie Import- und Exportaufträge werden dadurch noch nicht automatisch vollständig entfernt. Für die Löschung dieser Daten oder deines Kontos wende dich an kontakt@handbot.de.

5. Erforderliche Cookies und lokaler Browserspeicher

Handbot Studio verwendet für die von dir angeforderten Funktionen technisch erforderliche Speicherungen im Browser. Sie sind von der freiwilligen Analyse in Abschnitt 6 getrennt.

• Gast-Cookie hb_guest: Ordnet importierte Dateien und Aufträge deiner Gastsitzung zu und schützt den Zugriff darauf. Die Laufzeit beträgt 30 Tage.
• Anmelde-Cookie better-auth.session_token: Hält deine Anmeldung aufrecht. Bei HTTPS kann der Name das Präfix __Secure- tragen. Die reguläre Laufzeit beträgt sieben Tage und kann bei weiterer Nutzung verlängert werden; beim Abmelden wird das Anmelde-Cookie entfernt.
• Google-Anmeldung better-auth.state: Wird beim Start der optionalen Anmeldung gesetzt, um die Rückkehr von Google der begonnenen Anmeldung zuzuordnen und unerwünschte Anmeldeversuche zu verhindern. Die Laufzeit beträgt fünf Minuten; bei HTTPS kann auch dieses Cookie das Präfix __Secure- tragen.
• Lokale Projektsicherung: Der Browser speichert den aktuellen Projektstand unter handbot-studio.project.v1 und Wiederherstellungskopien von Cloud-Dokumenten unter handbot.cloud-draft.… im Local Storage. Dieser Speicher hat kein automatisches Ablaufdatum. Du kannst ihn über die Website-Daten deines Browsers löschen; das aktive lokale Projekt lässt sich auch über die Projektfunktion löschen.
• Sitzungsspeicher: Für die Arbeit mit Cloud-Dokumenten wird der aktuelle Dokumentstand unter handbot.cloud.… im Session Storage gehalten. Dieser Speicher wird normalerweise beim Schließen des jeweiligen Browser-Tabs gelöscht.

Soweit die jeweilige Speicherung unbedingt erforderlich ist, um eine von dir ausdrücklich gewünschte Funktion bereitzustellen, erfolgt sie nach § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG. Die anschließende Verarbeitung personenbezogener Daten beruht auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Wenn du diese Speicherungen blockierst oder löschst, können Anmeldung und Wiederherstellung eingeschränkt sein.

6. Hauseigene Analytics – nur mit deiner Zustimmung

Für unsere hauseigene Performance-Analyse ist ein freiwilliges Analytics-Cookie vorgesehen. Es wird ausschließlich gesetzt und für die Analyse ausgelesen, wenn du vorher zugestimmt hast. Auch die zugehörige Erhebung und Speicherung von Analysedaten beginnt erst nach deiner Einwilligung.

Damit wollen wir Website-Aufrufe und wiederkehrende Besucher auswerten, um die Nutzung und Leistungsfähigkeit von Handbot Studio zu verstehen und zu verbessern. Vorgesehen sind eine zufällig erzeugte Besucherkennung, die aufgerufene Seitenkategorie ohne URL-Parameter oder Dokument- und Schriftkennungen und der Zeitpunkt des Aufrufs. Aus der Kennung lässt sich erkennen, ob derselbe Browser erneut besucht. Sie wird nicht mit deinem Konto, deinen Texten oder deinen Dokumenten verknüpft. Diese Besuchsdaten sind pseudonym und nicht automatisch anonym.

Als Planungswerte gelten: Das Cookie hb_analytics enthält die zufällige Kennung und hat eine Laufzeit von 90 Tagen. Einzelne Besuchsdaten werden spätestens nach 90 Tagen gelöscht. Ausschließlich zusammengefasste, nicht mehr auf einzelne Besucher zurückführbare Statistiken können bis zu zwölf Monate gespeichert werden. IP-Adressen werden für diese Analyse nicht gespeichert; Texte, Dokumentinhalte, E-Mail-Adressen und URL-Parameter werden nicht erfasst. Die Daten werden auf unserer eigenen Infrastruktur in Deutschland und Spanien verarbeitet; externe Analytics-Dienste sind dafür nicht vorgesehen.

Rechtsgrundlagen sind § 25 Abs. 1 TDDDG für das Setzen und Auslesen des Cookies und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO für die Verarbeitung personenbezogener Analysedaten. Die Zustimmung ist freiwillig; eine Ablehnung schränkt die Studio-Funktionen nicht ein. Du kannst eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung bis zum Widerruf bleibt davon unberührt.

Für die geplante Analytics-Funktion ist ein jederzeitiger Widerruf unter /cookies vorgesehen. Dieser Zugang wird zusammen mit der Einwilligungsfunktion bereitgestellt. Bereits erfolgte Verarbeitung bleibt vom Widerruf unberührt; dein gesetzliches Recht auf Löschung bleibt bestehen.

Geplante Funktion: Die Erhebung von Analytics und die Möglichkeit zur Zustimmung sind noch nicht implementiert. Die genannten Werte beschreiben die geplante Verarbeitung und müssen vor ihrer Aktivierung mit der tatsächlichen Umsetzung abgeglichen werden. Derzeit erhebt das Studio keine Analytics-Besuchsdaten.

7. Kontakt per E-Mail

Wenn du uns eine E-Mail schickst, verarbeiten wir deine E-Mail-Adresse, den Nachrichteninhalt und die von dir übermittelten Angaben zur Bearbeitung deiner Anfrage. Bei Fragen zur Nutzung oder einem Vertrag ist die Rechtsgrundlage Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Bei sonstigen Anfragen ist sie Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt in der Beantwortung deiner Nachricht.

Für Empfang und Versand nutzen wir mailbox.org, betrieben von der Heinlein Hosting GmbH, Schwedter Straße 8/9A, 10119 Berlin, Deutschland, mit Servern in Deutschland. Dabei verarbeitet der Anbieter die für die E-Mail-Übermittlung erforderlichen Adress-, Nachrichten- und Verbindungsdaten. Weitere Informationen findest du in den Datenschutzhinweisen von mailbox.org.

Nachrichten werden gespeichert, solange sie für die Bearbeitung erforderlich sind. Danach werden sie gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder die notwendige Durchsetzung beziehungsweise Abwehr konkreter Rechtsansprüche eine längere Aufbewahrung erfordern.

8. Empfänger, Übermittlungen und Speicherdauer

Zugriff auf Daten erhalten die für den Betrieb und die Bearbeitung zuständigen, dazu berechtigten Personen. Soweit Dienstleister für Hosting, Datenspeicherung oder E-Mail eingesetzt werden, erhalten sie die für ihre Aufgabe erforderlichen Daten. Bei einer Verarbeitung in unserem Auftrag gelten die Anforderungen des Art. 28 DSGVO. Gesetzlich vorgeschriebene Weitergaben bleiben vorbehalten.

Website, Datenbank, Dateien und geplante Analytics liegen auf unserer IONOS-Infrastruktur in Deutschland und Spanien. Der E-Mail-Dienst mailbox.org verarbeitet Nachrichten in Deutschland. Bei der von dir gewählten Google-Anmeldung können Drittlandübermittlungen wie in Abschnitt 3 beschrieben stattfinden.

Verwaltungsprotokolle: Einzelne Aktionen zur Kontoverwaltung, Schriftfreigabe und Vergabe von Berechtigungen werden derzeit mit interner Nutzerkennung, Aktion, betroffenem Objekt, Zeitstempel und gegebenenfalls weiteren Verwaltungsangaben gespeichert. Zweck ist die Nachvollziehbarkeit sicherheitsrelevanter Änderungen; Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse ist der Schutz von Konten, Inhalten und Berechtigungen. Für diese Einträge ist derzeit keine automatische Löschfrist eingerichtet. Sie sind keine Analytics- oder Seitenaufrufprotokolle.

Eine automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder vergleichbar erheblicher Wirkung im Sinne von Art. 22 DSGVO ist für die beschriebenen Studio-Funktionen nicht vorgesehen.

9. Deine Rechte

Unter den jeweiligen gesetzlichen Voraussetzungen hast du das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16), Löschung (Art. 17), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18) und Datenübertragbarkeit (Art. 20). Du kannst dich dafür an kontakt@handbot.de wenden.

Widerruf: Eine Einwilligung kannst du jederzeit für die Zukunft widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO).

Widerspruch: Gegen eine Verarbeitung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO kannst du aus Gründen, die sich aus deiner besonderen Situation ergeben, Widerspruch einlegen (Art. 21 DSGVO).

Du hast außerdem das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren (Art. 77 DSGVO), insbesondere am Ort deines gewöhnlichen Aufenthalts, deines Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes. Für den Anbieter in Nordrhein-Westfalen ist die Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen, Postfach 20 04 44, 40102 Düsseldorf, eine Anlaufstelle.